試験的な導入を経て本格的な導入へと進む「RPA」
RPAを導入すると業務の効率化が期待できますが、RPAは即座に運用を開始できる性質のものではなく、試験的な運用を行い、RPAの導入効果が期待できるかどうか、ということを検証した上で本格的な導入へと進む流れとなります。
RPAの導入においては「机上検証」が行われますが、机上検証の内容について具体的にみていくことにしましょう。
机上検証とは？
「机上検証」とは、あるシステムを本格的に導入する前に、システムが正常に作動するかどうか、あるいはシステムの導入によって導入効果が期待できるかどうかなど、システム導入の有用性を確かめるために行われる検証のことです。
なお、机上検証は、導入効果を検証することでもあるため、「効果検証」と呼ばれることがあります。
RPAの導入を前に机上検証が行われる目的としては、RPAの導入が可能かどうかを確認することがあげられます。試験的な導入であれば、万が一RPAの導入が不可能であったとしても、大きな損失に至る心配がありません。
また、RPAの導入によってRPAのシステムが正確に作動するかどうか、という見極めも必要です。RPAのシステムに不具合があったとしても、早期に不具合を発見することで、本格的な導入をスムーズに行うことが可能となります。
そのほかの目的としては、RPAの導入によってどの程度の効果が期待できるのか、という点を把握することがあげられます。机上検証の段階で試験的にRPAを利用すれば、どの程度の効果が期待できるか、ということを把握できます。
その結果を参照すれば、本格的な導入を行うべきかどうかを判断することが可能となるのです。
机上検証は2段階で実施されることも
RPAの机上検証は、2段階に分けて実施されることがあります。
特に、全社的にRPAを導入する場合は導入費用が高額となる上に、導入期間も長期にわたりやすくなります。そのため、第1段階において試験的な導入を実施し、導入が可能と判断した時点で第2段階の検証が行われます。その検証結果を踏まえて、本格的な導入の判断が下されます。
なお、2段階の机上検証は、全社導入のように大規模に導入する場合に限られ、部署単位での導入のように比較的小規模な導入の場合、机上検証は1回のみとなるケースがほとんどです。
2段階の机上検証のうち、第1段階の検証においては、経営幹部がRPAを導入するかどうかの判断材料を提供します。主な判断材料としては、導入の可否や業務効率化の検証、経費削減の観点などがあげられます。
第2段階の検証においては、本格的な導入に向け、より詳細な検証が行われます。例えば、RPAが処理する業務をより細かく分け、それぞれの業務が正確に処理されているかどうか、という点をチェックします。
つまり、第2段階においては、RPAを実際に利用している状況を想定し、RPAのシステムが問題なく作動しているかどうか、ということを確認します。2段階の机上検証を経て、本格的な導入に踏み切る流れとなります。
確実な机上検証のためにも、各種の資料が必須
また、机上検証を確実に行うためにも、事前に資料を用意しておきましょう。
机上検証においては、RPAによる業務の処理が確実に行われているかどうかを確認するため、業務マニュアルやオペレーションフローを用意し、それらと照合する必要があります。
また、経費の削減が実現するかどうかを確認するためには、前年度の経費に関する資料が必要です。RPAの導入費用と人件費を参照すれば、RPAの導入効果が一目で確認できます。
その他、検証内容に応じて必要な資料を用意しておきましょう。
RPAの導入においては、全体的な計画の立案も大切ですが、それと同様に机上検証も重要な作業となります。机上検証を適切に実施し、検証の効果を高めていきましょう。
（画像はぱくたそより）