不測の事態は、思わぬタイミングで発生
RPAは、事務的な作業をミスなくスピーディーに処理するため、RPAを導入した企業では、RPAに対して大きな信頼を寄せているのではないでしょうか。
しかし、突発的な事態が発生してしまうと、RPAが稼働停止し、RPAが処理していた作業が突然ストップしてしまうこともあり得るのです。RPAが稼働停止する原因と、RPAが稼働停止した場合の対処法についてみていくことにしましょう。
RPAが稼働停止してしまう原因は？
RPAは、デスクトップ上でロボットが作動する「デスクトップ型RPA」と、サーバー上で作動し、多くのロボットを一括管理する「サーバー型RPA」があります。
RPAは、デスクトップやサーバーの動作に依存していると言えますが、見方を変えれば、デスクトップやサーバーが何らかの原因で停止してしまった場合、RPAも稼働停止してしまうことになるのです。
RPAが稼働停止する原因としては、デスクトップやサーバーなど機器類の故障があげられます。そのほか、停電した場合も機器類が作動しなくなるため、RPAが稼働できない状態となってしまいます。
RPAが稼働停止するとどうなる？
RPAが稼働停止してしまうと、業務が完全にストップすることになります。RPAを稼働させるためには、機器類を復旧させるための処置を行うか、他のデスクトップを利用して業務を行う方法が考えられます。
機器類が復旧する見通しが立たない場合など、やむを得ない事態の場合は、人手によって業務の処理を行わなければならないケースもあるでしょう。
RPAが稼働しなければ、業務処理に遅延が発生してしまうことになりますが、納品スケジュールがタイトである場合は、納期に間に合わない事態にもなりかねません。
RPAは、業務処理の効率化に大きく貢献するツールと言えますが、突発的な事態でRPAの稼働が停止してしまうと、業務処理が予定通りに進まなくなることもあり得るのです。
RPA停止時の対策 RPAが処理する業務を文書化
RPAの稼働停止はできるだけ避けたいことではありますが、万が一の事態に備えて、RPAが稼働停止した場合の対策を立てておく必要があります。
RPAが稼働停止した場合の対策としては、「RPAが行う業務を文書化する」ことがあげられます。
RPAを導入する際は、これまで人手によって処理されていた事務作業をRPAに任せることになるため、RPAに処理させる業務をピックアップし、文書にまとめておくケースがあります。
つまり、RPAが行う業務が記載されている文書を保存しておくことによって、RPAが停止した場合にRPAがどのような業務を処理しているのか、ということを一目で確認することができます。
これにより、万が一の場合は、RPAが処理していた作業を人手に振り分けることが可能となります。
なお、RPAの導入時に、RPAに処理させる業務をピックアップした文書は、あくまでもRPAの導入用に記載された文書であり、文書の内容は、RPAが停止した場合のことを想定しないケースがほとんどでしょう。
そのため、RPAを導入する時点で、RPAが停止した場合を想定し、RPA停止時のマニュアルも作成しておくと非常時に役立ちます。
RPA停止時の対策 作業工程は時間に余裕を持たせる
また、RPAで業務の処理を行う場合、時間に余裕を持った作業工程としておくことも必要です。
RPAを活用すると、迅速な作業が可能であることから、タイトな納品スケジュールを組んでしまうことがありますが、RPAが稼働停止してしまうと、スケジュールがタイトであるほど納品できない状況にもなりかねません。
不測の事態はいつ発生するか分からないため、RPAを活用する際は、納品スケジュールに余裕を持たせておくと、不測の事態に見舞われたときに、落ち着いて対応することが可能となります。
そのほか、停電によるRPAの稼働停止を防ぐためには、バックアップ電源を用意し、停電時であってもRPAが作動できる仕組みとしておくと良いでしょう。
RPAを導入する際には、不測の事態をあらかじめ想定し、事前にバックアップの体制を整えておきましょう。
（画像はぱくたそより）