業務を効率化するなら、業務の標準化が必須
業務の効率化において大切なことは、業務標準化を図ることですが、企業の中には、業務の標準化が思うように実現しておらず、事務的な作業の処理に時間がかかっているケースがあるのではないでしょうか。
業務標準化を図るなら、RPAの導入が最適です。RPAの導入による業務標準化の流れについてみていくことにしましょう。
RPAの導入で、業務が効率化
「ロボットによる業務の自動化」を意味するRPAは、「デジタルレイバー」と呼ばれるロボットが事務的な作業を自動的に処理しますが、それによって業務が効率化されます。
業務が効率化される理由は、RPAが24時間態勢での作業が可能であること、また、ロボットであることからミスなく作業を処理できるためです。それにより、人手によって作業を処理するよりも、多くの作業を処理することが可能となります。
また、RPAは一定のルールに基づいて事務的な業務を処理していきますが、このことは見方を変えれば、業務の標準化につながると言えます。業務が標準化されることにより、一層の業務効率化が期待されます。
RPAでグローバル企業の業務標準化も可能に
RPAの導入においては、「小規模に導入した後に、大規模に展開すること」が適切です。
現状、RPAは普及しつつある段階であり、RPAを初めて導入する企業が多いかもしれません。そのような場合、初めて利用するRPAに事務作業を任せることが不安に感じることでしょう。
そのような不安を回避するため、RPAを小規模に導入し、試験的に事務作業を任せることから始めると良いのです。
事務作業が確実に処理されることを確認したら、徐々にRPAの導入を広げていきます。当初は部署単位で導入したRPAも、RPAの事務処理に十分な効果が見込めれば、全社的な導入も可能となります。
RPAの全社的な導入が実現すれば、日本国内に展開する支店や営業所のみならず、世界中に展開するグローバル企業であっても、同様に業務の標準化が実現されます。
業務標準化を大規模に展開できることが、RPAの特長と言えます。
RPAの導入では、事前の業務標準化が必要なケースも
RPAを導入することで業務標準化が実現しやすくなりますが、実際にRPAを導入するためには、事前にある程度の業務標準化を実現しておく必要があります。
その理由は、RPAの導入において、RPAに任せる作業のルールを明確にしておく必要があるからです。
例えば、ある事務作業は、ルールがすでに明確化されているとしましょう。ルールが明確化されている業務であれば、RPAを導入しやすく、そのルールに基づいてRPAが効率的に作業を進めることが可能となります。
一方で、別の事務作業は、作業の実施において担当者の判断が必要な業務であるとしましょう。この場合、判断基準が明確でなければ、RPAが判断できない状況となってしまうため、事務作業がとどこおってしまうことにもなりかねません。
人間による判断は、その場の状況に応じなければならないこともあり、判断基準を標準化することは難しく感じられがちです。
しかし、いったん判断基準を明確化すれば、RPA自身が明確に判断できるようになるため、結果的に業務の効率化が期待できることになるのです。
業務の標準化と効率化が見込めるRPAですが、RPAは、ルールに基づいて業務を処理する性質を持っていることから、あらかじめ事務作業の業務をルール化しておく必要があります。
RPAが自動的に作業しやすいルールを定めておくことで、RPAによる効率化が期待されます。RPAの特性を活かしながら、業務標準化を進めていきましょう。
（画像は写真ACより）