ささいなミスはクレームの原因になることも
マンパワーを活用して事務的な作業を処理している場合、作業を行っている人が正確な作業を心がけていたとしても、知らず知らずのうちに何らかのミスが発生してしまうものです。
早い段階でミスに気がついて、すぐにミスを訂正すれば問題はありませんが、場合によってはミスに気がつかない状態で納品してしまう場合があり、ミスが原因でクレームに発展してしまうことも考えられます。
ミスの発生を防ぐためにも、ミスが発生しない「RPA」の導入を検討しましょう。
ロボットであるRPAはミスを起こさない
RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の頭文字をとったものであり、「ロボットによって自動的に業務を処理すること」を意味します。
つまり、RPAはロボットを活用しているシステムであることから、作業においてミスが発生することがないのです。
RPAが得意とすることは、複数の処理を必要とする一連の事務的な業務を、正確に処理する点です。
事務的な業務は、一つ一つの作業に分けると簡単な作業で構成されているため、一見するとミスが発生しにくいように感じられます。
しかし、作業そのものは簡単であったとしても、大量の作業を処理しなければならないことが多いため、マンパワーによって処理していると、長時間の作業によって疲れが生じやすくなります。
疲れたときに作業をしていると、簡単な作業であったとしても、ミスをしてしまいがちです。
その点、RPAは疲れとは無縁であるため、大量の作業であっても正確に処理することができるのです。ミスを起こさないという点が、RPAの大きなメリットと言えるでしょう。
ミスが減ることにより、クレームが減少
RPAは、ミスなく作業を行うことができるため、クレームの減少に貢献します。
ひとたびクレームが発生すると、正しい内容が含まれた納品物を再度納品する手間がかかるだけではなく、誤った内容が含まれた納品物を納品してしまったことに対し、取引先に対してお詫びをしなければなりません。
ビジネスの世界においては、正しい内容の納品物を納品することは基本中の基本であることから、取引先の立場からみた場合、誤った内容が含まれた納品物を納品する企業に対しては、不信感を持ってしまうことでしょう。
失われた信頼を取り戻すことはとても難しいことであり、状況によっては、売上の大幅な減少も覚悟しなければなりません。
その点、RPAを活用すればミスなく作業を進めることが可能となるため、少ない労力で質の高い納品物を作成することが可能となります。
長年取引のある取引先と良好な関係を保ち続けるためにも、RPAの導入は有効な手段と言えるでしょう。
業務効率のアップが期待できる
また、RPAの特長は正確性であることから、RPAを導入することによって業務効率のアップも期待できます。
RPAはミスすることなく作業を進めることができますが、RPAはロボットであるために、長時間にわたって正確な作業を行うことができます。そのうえ、RPAは24時間連続で作業を続けることも可能です。
マンパワーによる作業の場合は、日中の時間帯だけしか作業を行うことができませんが、RPAの場合は、夜間や深夜、そして早朝の時間帯も作業を続けられるため、より多くの作業を処理できます。
大量の作業を速く、そして正確に処理することによって、マンパワーで処理するよりも業務効率の大幅なアップが見込めます。
作業の基本は、「速く、正確に」行うことであり、マンパワーによって処理する場合は、ミスを二重、三重にチェックしてミスの発生を防ぐ方法が用いられましたが、RPAを導入すれば、念入りなチェックは不要となり、最終的なチェックのみで済むことから、作業の軽減も実現します。
取引先からの信頼アップと、社員の働きやすさを実現するためにも、RPAの導入に取り組んでみてはいかがでしょうか。
（画像は写真ACより）