詳しく知りたい!RPAの導入でどんな作業が自動化できる?

事務作業の大幅な効率化ってホント?

事務作業の大幅な効率化が期待できる「RPA」は、大手企業を中心として徐々に導入されている傾向にあります。

しかし、単に「事務作業を効率化する」といっても、どの程度の効率化が期待できるのか、ということがイメージできなければ、RPAの導入に踏み切れないかもしれませんね。

そこで、RPAを導入することで、どのような作業が自動化できるのか、ということについて詳しくみていくことにしましょう。

RPAを活用すれば、複雑な事務作業を迅速に処理

「RPA」の特徴としては、複数の事務処理をまとめて行える点です。そのため、人手が必要とされる事務作業であっても、一定のルールをRPAに示せば、複雑な事務作業も任せられます。

特に、複雑な事務作業を人手で行うと、作業量が増加した場合、事務処理に時間がかかるだけではなく、ミスが発生しやすくなり、作業の質が低下してしまうことも考えられます。

その点、RPAを導入すれば、事務処理の速度向上が期待できるのはもちろんのこと、ミスがなくなることから、事務作業の大幅な向上が期待できるのです。

請求書の自動作成

RPAを導入することによって自動化される事務作業としては、「請求書の自動作成」があります。

請求書を作成する場合は、請求に関するデータを取得し、データを集計して請求書を作成した上で、印刷しなければなりません。

データの取得や集計、請求書作成は、人手によって行われることがほとんどですが、RPAを利用すれば、データの取得や集計、請求書の作成、印刷まで全て自動化されるため、人手によって行われる作業は、請求書の確認と請求書への押印、発送のみとなります。

経費精算の自動チェック

また、RPAを利用すれば、「経費精算の自動チェック」も可能となります。

例えば、交通費を請求する場合、事務の担当者は、電車代や高速道路料金が間違いなく記載されているか、ということをインターネットで調べて確認する必要があります。

企業の規模が大きくなるほど、経費精算の書類も増えますが、それらの書類に記載された交通費を全て確認する作業は非常に多くなってしまいます。

その作業をRPAが行えば、経費精算書類に記載された交通費の額を、インターネットで自動的に調べた上で確認するため、素早く確実な作業が行われます。

入金消し込み作業

RPAによって効率化される業務としては、「入金消し込み作業」があります。

入金消し込み作業とは、売り上げは計上されているものの、入金されていない状態である「売掛金」について、入金があった場合にその売掛金を消し込んでいく作業のことです。

入金消し込み作業を行うためには、売掛金の状況を確認した上で、入金状況を確認し、売掛金と入金額を照合しながら確認していく必要があります。

特に法人の場合、月末に向けて入金が増加しやすいこともあり、入金消し込み作業は月末に集中し、残業が発生しやすい状況となっています。

入金消し込み作業をRPAが行えば、売掛金の状況把握と入金額の確認、および売上金と入金額の照合が自動的に行われるため、入金が増える月末もスピーディーに作業が処理できます。

配送の問い合わせがスピーディーに

RPAを導入することによって、顧客からの配送問い合わせに対する対応がスピーディーに行えるようになります。

顧客からの配送の問い合わせに対しては、オペレーターが顧客の名前や送り状の番号を確認した上で、運送会社の配達追跡サービスを確認し、顧客に配達状況を伝える、という流れとなります。

この場合、オペレーターは、顧客の氏名確認、送り状番号の確認、配達追跡サービスの確認という業務を行わなければなりません。

しかし、RPAを導入していれば、オペレーターの作業は顧客の氏名を入力するだけとなります。送り状番号の確認や配達追跡サービスを確認する作業はRPAが行うため、オペレーターは顧客に対し、配送状況を素早く答えることが可能となります。

コールセンターでの応答が迅速化

さらに、RPAを活用すると、コールセンターでの応答が迅速化されます。

顧客からの問い合わせに応じるコールセンターでは、顧客情報を確認する必要があること、また、商品やサービスに関する専門知識が必要となります。

熟練したオペレーターは素早く的確に答えられるものの、経験の浅いオペレーターは回答に時間がかかってしまう点が課題です。

コールセンターにRPAを導入すれば、顧客情報と、顧客に関する商品やサービスの情報をRPAが適切に選ぶため、顧客が求めている情報を迅速に導き出すことが可能となります。

これによって、経験の浅いオペレーターであってもスピーディーな受け答えが可能となり、より多くの顧客の問い合わせに対応できるようになるのです。

今後、日本では労働力不足が懸念されていますが、人手不足の解消とコストダウンを図るために、幅広い事務業務をカバーできるRPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

(画像は写真ACより)