RPA導入を成功させるなら、現場とIT部門の連携を

 

部署単独で主導するよりも、部署間で連携する方が重要

業務の効率化を目指し、初めてRPAを導入する場合は、RPAの導入をぜひとも成功させたいと考えることでしょう。RPAの導入を成功させるポイントの一つとして、部署間の連携があります。

特に重要なのは、現場とIT部門が緊密な連携をとることですが、なぜ部署間の連携を強化することがRPA導入の成功につながっていくのでしょうか。その背景についてみていくことにしましょう。

IT部門との連携で、セキュリティ対策を講じやすくなる

企業がRPAを導入する目的は、業務の効率化やコストの削減など、「業務改革の実現」であるケースが大半です。

業務改革を実施するのは現場ということもあり、RPAは現場の主導によって導入、運営されていくこともありますが、RPAの導入、運営においては、社内のIT部門と連携することが成功のポイントとなります。

その理由としてあげられることは、社内ネットワークやセキュリティの問題が発生した場合、IT部門の連携なくして問題解決が図りにくいためです。

RPAは、プログラミングの知識がなくても利用できるため、IT部門と連携しなくても現場の部署だけで運用が可能なようにも見えます。

しかし、社内でRPAを利用する場合、社内の機密情報や個人情報など、重要な情報を取り扱う場合があり、現場の部署だけでRPAを運用していると、RPAに不正アクセスされて重要な情報が流出してしまうことも考えられます。

万が一の事態に備えるためにも、RPAの運用においては、日頃からIT部門と連携しておくことが重要と言えるでしょう。IT部門と連携することにより、不正アクセスの対策を講じるなど、事前の対処が可能となります。

万が一、誤動作が発生した場合にも対処しやすい

RPAの特徴は、24時間365日、連続的に作業を処理できることですが、何らかの理由により、誤動作や誤処理が発生してしまう場合があります。

そもそも、誤動作が発生してしまう理由としては、RPAが業務を処理するルールが明確化されておらず、RPAが業務の処理を進められないためにエラーとなってしまうことがあげられます。

RPAにトラブルが発生した場合、現場の部署だけでトラブル解決に当たることも可能ではありますが、誤動作の原因をなかなか特定できず、復旧に時間がかかってしまうかもしれません。

そのような場合であっても、IT部門と連携してRPAを運用しているのであれば、双方の部署の担当者がさまざまな角度から問題の原因を突き止めることによって、問題が早急に解決されることでしょう。

問題解決の基本は、さまざまな視点を持ち、あらゆる角度から眺めることです。そのため、RPAの運用において、現場の部署がIT部門と連携をとることは重要と言えます。

ビジネスにおいてコミュニケーションは重要

ビジネスを円滑に進めるためのポイントは、「コミュニケーションを密にすること」ではないでしょうか。

業務をスムーズに進めていくためには、お互いに意見を交わし合い、お互いに納得した上で、同じ方向を向いて業務を行うことが大切です。

また、普段からコミュニケーションを密にしておくことのメリットは、いざというときにお互いがフォローしやすいことがあげられます。

特に、RPAの導入が初めてである場合、試行錯誤を重ねながらRPAを導入し、利用していくことになりますが、初めて利用するときほどトラブルが発生しやすいものです。トラブルを未然に防ぐためには、コミュニケーションを密にすることが有効と言えます。

どのような流れでRPAを導入するか、ということや、トラブルを未然に防ぐために、あらかじめどのような対策を講じておくべきか、ということなど、さまざまな内容について部署間で話し合っておけば、トラブルを防ぎやすくなるだけでなく、トラブルが発生した場合も迅速な対応が可能となります。

このことからも、RPAの導入においては、現場とIT部門の連携が重要であることが分かります。普段から部署間のコミュニケーションを密にして、RPAの円滑な運用を目指しましょう。

(画像は写真ACより)